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Publication SYPEMI – Les clauses sensibles d’un contrat FM

Bien rédiger son contrat de Facility Management : 5 points de vigilance à étudier pour garantir un contrat durable

Un contrat de Facility Management – FM porte sur un périmètre et sur des prestations qui ne sont pas toujours complètements définis, voire qui ne correspondent pas toujours, ou plus, aux besoins d’un site et de ses occupants. Au fil du temps, ils évoluent et rendent l’alignement avec le contrat encore plus difficile à maintenir. Alors comment anticiper la flexibilité d’un contrat ? Sur quelles clauses porter une attention particulière ? Le SYPEMI vous répond.

Dans un contrat de FM, le thème de la gouvernance est central. Elle doit autoriser les variations tout en conservant l’équilibre des relations et la confiance réciproque.

Sécuriser les relations entre les deux parties : l’objectif d’un contrat de Facility Management

La rédaction d’un contrat de prestation de Facility Management permet de formaliser la relation entre le donneur d’ordres (le client) et le prestataire. Pour le donneur d’ordres, il s’agit de définir très précisément ce qui est attendu du prestataire tandis que le contrat permet au prestataire de définir exactement la nature et le périmètre de la prestation.

Bien rédiger un contrat : un exercice périlleux dans le cas particulier du FM

Pour les professionnels du FM et leurs clients donneurs d’ordres, la rédaction du contrat qui lie les deux acteurs peut s’avérer complexe. Satisfaire les besoins des collaborateurs liés aux environnements de travail, impulser des économies de fonctionnement, agir sur la performance des bâtiments et des services … en bref, co-construire une démarche de progrès avec le donneur d’ordre et l’usager final demande une certaine flexibilité. Le contrat doit donc intégrer une part possible d’évolution de la prestation qui peut être importante dans le temps.

S’attarder sur quelques clauses dites sensibles et anticiper contractuellement des évolutions possibles

Gouvernance, coopération, plan d’amélioration des performances, service ou prestation à l’usage, à la demande ou au forfait, gestion des datas … une relation de confiance, flexible et agile se prépare. Dans un guide pratique sur les techniques contractuelles, le SYPEMI a défini une grille d’analyse détaillant près de 30 problématiques auxquelles se retrouvent régulièrement confrontés les FMeurs et propose pour chacune d’elles des recommandations de rédaction pour cadrer au mieux chacune de ses situations.

Extrait :

 Problématique : Le contrat initial ne peut pas être complet. Les attentes respectives du client et du prestataire évoluent en permanence alors que le contrat reste figé.

La réponse du SYPEMI : La gouvernance normale doit prévoir des clauses d’évolution, de période probatoire, de variation de périmètre ou de prestations, des fréquences d’avenants et pouvoir ainsi aboutir à un accord de situation. L’intérêt commun est d’adapter la prestation aux besoins réels. Ces besoins sont évolutifs en permanence.

 

Problématique : Les pénalités, basées sur des KPI, ne doivent être ni punitives, ni systématiques. Les actions méritoires sont peu récompensées.

La réponse du SYPEMI : Le contrat doit définir un mécanisme de sanction et de récompense évolutif (ex : audit, plan d’action, escalade hiérarchique, arbitrage, pénalité / prime ou compensation). La sanction systématique démotive. La reconnaissance du travail fourni est un levier essentiel de motivation.

 

Problématique : Certains prestataires directs du client ne relèvent pas du contrat piloté par le prestataire FMeur. D’autres ne sont pas connus, hormis par le plan de prévention.

La réponse du SYPEMI : Le contrat doit prévoir des accords multipartites dès que plusieurs entités collaborent à une même prestation. À défaut, intégrer les prestataires extérieurs au contrat dans les instances de gouvernance, à titre consultatif.

La collaboration du prestataire FMeur avec les prestataires du client, les clients du client, les tiers alentour, etc. est donc indispensable.

Vous souhaitez en savoir plus ? Télécharger sans tarder le Guide pratique – LES CLAUSES SENSIBLES D’UN CONTRAT FM (2021)